Thực hiện tốt ở khâu dịch vụ khách hàng và có một hệ thống quản lý công nợ chặt chẻ sẽ cải thiện đáng kể các khoản nợ phải thu, góp phần khơi thông và tạo dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.
Quản trị dòng tiền luôn là một vấn đề làm đau đầu không ít các doanh nghiệp- Một tác nhân quan trọng tác động đến dòng tiền đó là việc quản lý các khoản phải thu của doanh nghiệp, kế toán có tốt hay không.
Bởi nếu để nợ quá hạn tồn đọng nhiều buộc doanh nghiệp phải tăng dự trữ tiền mặt, gây căng thẳng về dòng tiền và đương nhiên sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Bởi nếu để nợ quá hạn tồn đọng nhiều buộc doanh nghiệp phải tăng dự trữ tiền mặt, gây căng thẳng về dòng tiền và đương nhiên sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp chưa nhận thức đúng về vai trò về kế toán công nợ, thậm chí cho rằng việc thu nợ là trách nhiệm của riêng phòng kế toán ... Bài viết sau sẽ nêu ra một số việc cần làm của kế toán công nợ phải thu cũng như chia sẻ một số kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực này:
1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Kế toán công nợ phải tạo một file theo dõi công nợ khách hàng và được cập nhật đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát phát sinh liên quan đến công nợ. File theo dõi công nợ có thể được tích hợp trong phần mềm kế toán hoặc file excel.
Căn cứ hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá ... kế toán công nợ sẽ cập nhật dữ liệu khách hàng, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.
Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán ... vì rõ ràng việc thu hồi nợ đều liên quan chặt chẻ đến các chứng từ kế toán.
Căn cứ hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá ... kế toán công nợ sẽ cập nhật dữ liệu khách hàng, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.
Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán ... vì rõ ràng việc thu hồi nợ đều liên quan chặt chẻ đến các chứng từ kế toán.
2. Duy trì tốt các mối quan hệ
Kế toán công nợ luôn chủ động tiếp xúc với khách hàng (qua điện thoại, email ...), có thể là thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan ... để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy.
Ngoài ra, người làm kế toán công nợ còn phải có mối quan hệ tốt các phòng ban (như phòng kinh doanh) trong nội bộ doanh nghiệp của mình, bởi đó là bộ phận nắm các mối quan hệ, liên quan trực tiếp đến việc bán hàng, liên quan đến việc thu và kiểm soát công nợ.
Ngoài ra, người làm kế toán công nợ còn phải có mối quan hệ tốt các phòng ban (như phòng kinh doanh) trong nội bộ doanh nghiệp của mình, bởi đó là bộ phận nắm các mối quan hệ, liên quan trực tiếp đến việc bán hàng, liên quan đến việc thu và kiểm soát công nợ.
3. Gởi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẻ về hóa đơn xuất bán, đảm bảo khách hàng của bạn nhận được hoá đơn của bạn, tránh sự chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến việc thanh toán. Bởi đôi khi gởi hóa đơn cho khách hàng không đúng người có trách nhiệm, hoặc hóa đơn bị thất lạc là việc có thể xảy ra.
Trước và sau khi gởi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gởi. Nghĩa là bạn phải nhận được sự xác nhận của người nhận, người phê duyệt hóa đơn, đảm bảo hóa đơn phải được đưa đến phòng kế toán của khách hàng.
4. Xem lại khoản phải thu thường xuyên
Kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát hạn thanh toán của khách hàng, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.
Định kỳ, ké toán công nợ chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng. Kế toán lập các Báo cáo công nợ như: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, vượt hạn mức nợ …gửi về cho Kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận chuyên trách.
5. Cung cấp nhiều tài khoản Ngân hàng
Kế toán công nợ có thể đề xuất với doanh nghiệp mở thêm một số tài khoản Ngân hàng và tất nhiên phải đăng ký với Sở kế hoạch đầu tư (mẫu Phụ lục II-1) để linh hoạt trong vấn đề thanh toán, chuyển trả tiền hàng.
Bởi khi cung cung cấp tài khoản ngân hàng cùng với tài khoản ngân hàng của khách hàng cùng hệ thống sẽ giúp khoản tiền chuyển về tài khoản nhanh chóng (trong ngày) mà còn có thể tiết kiệm chi phí chuyển tiền do giao dịch trong khối nội bộ ngân hàng.
6. Gọi điện thoại nhắc nợ
Công việc kế toán công nợ do phải liên lạc với khách hàng thường xuyên nên bạn phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cho bạn một line điện thoại cố định riêng để tiện giao dịch giữa bạn và khách hàng và ngược lại, tránh sự gián đoạn trong giao tiếp với khách hàng do nghẻn mạch, kẹt máy.
Việc nhắc nợ, kế toán công nợ nên thực hiện (bằng email. điện thoại) trước khoảng 5-10 ngày trước khi nợ đến hạn thanh toán. Gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng bạn phải chuẩn bị trước và luôn với trạng thái thoải mái, nhẹ nhàng. Tránh gọi những ngày đầu năm, thận trọng khi phải gọi điện thoại nhắc nợ ngày đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng về phía khách hàng.
Hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ đầu giờ, nhưng cũng không nên gọi cho khách hàng cuối giờ làm việc vì lúc đó tâm trạng mệt mỏi, họ sẽ trả lời cho có, hoặc có thể họ trút cả sự bực dọc lên bạn. Kinh nghiệm cho thấy, gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng hiệu quả: sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 3,5 giờ.
Kế toán công nợ khéo léo trong giao tiếp, linh hoạt trong ứng xử, có lúc phải mềm dẻo nhưng có lúc phải cứng rắn kiên quyết tùy theo thái độ của khách nợ; Nghệ thuật giao tiếp của bạn sẽ quyết định phần lớn thành công trong việc thu hồi công nợ.
7. Duy trì nhật ký thu nợ
Với mỗi tài khoản quá hạn, kế toán công nợ phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi. Chẳng hạn khách hàng của bạn hứa sẽ thực hiện thanh toán vào một ngày nào đó ...
Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày ... bạn phải ghi chú lại và phản ánh với những người, với các bộ phận liên quan để xử lý các tình huống kịp thời.
8. Tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ
Sẳn sàng tham gia vào việc soạn thảo các điều khoản về thanh toán của hợp đồng như hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán ... khi được yêu cầu.
Phản ánh những vướng mắc trong quá trình thu hồi công nợ về Kế toán trưởng hoặc người phụ trách, nhưng bạn phải chủ động đưa ra các giải pháp thu nợ tối ưu nhất.
Trên đây là một số chia sẻ về công việc của kế toán công nợ, hy vọng sẽ hữu ích cho các bạn nhất là các bạn mới bước chân vào công việc này. Nếu có những thắc mắc hay góp ý, xin mời các bạn để lại ý kiến của mình bên dưới đây.
Ketoan.biz
Biểu tượngBiểu tượng