Một số lưu ý kế toán trước khi thanh tra, quyết toán thuế

Một số lưu ý kế toán khi quyết toán thuế
Quyết toán thuế thường được thực hiện định kỳ 2- 3 năm một lần nhằm đánh giá lại các khoản chi phí, thuế đã kê khai và trích nộp trước đó của doanh nghiệp. Đây là một vấn đề làm đau đầu không ít doanh nghiệp bởi Luật thuế và kế toán doanh nghiệp có những điểm chưa tương đồng nhau. 

Có thể nói, việc quyết toán thuế là sự “đấu tranh” giữa hai bên, một bên là cán bộ thuế- đại điện cho Nhà nước, một bên là kế toán- bảo vệ lợi ích chính đáng của doanh nghiệp trên cơ sở pháp luật. Bạn cũng đừng quá ngạc nhiên khi cán bộ thuế họ biết khá nhiều về công ty của bạn, bởi họ có trong tay hồ sơ kê khai thuế hàng tháng của công ty bạn và không phải điều gì họ "phán" cũng đúng.

Trong công việc, nếu có những trở ngại trong hạch toán do quy định "lờ mờ" của các văn bản thuế như tiền hoa hồng, chi phí quảng cáo ... Bạn nên gởi công văn lên Cục thuế để xin ý kiến hạch toán (khoản 1 tuần bạn sẽ nhận được công văn do Cục trưởng trả lời ), công văn này là căn cứ để bạn hạch toán cũng như "cải" lại cán bộ thuế khi họ xuống quyết toán.

Do đó, để làm tốt công tác kế toán cũng như chuẩn bị tốt hồ sơ kế toán khi quyết toán thuế là một quá trình, đòi hỏi bộ máy kế toán doanh nghiệp phải tổ chức, vận hành tốt. Kế toán phải cập nhật thường xuyên chế độ kế toán mới cũng như pháp luật thuế để hạch toán hợp lý, theo đúng yêu cầu. Vậy nên kế toán hoàn toàn chủ động, không phải “gồng mình” ra khi làm việc với cán bộ thuế.

Tất nhiên, để việc kiểm tra quyết toán thuế được suông sẻ, bạn thông báo cho giám đốc của bạn biết thời gian quyết toán và dành một phòng riêng (gần phòng kế toán) đủ cho 3-4 nhân viên thuế làm việc. Nếu có một khoản thuế nào chưa được khai hoặc đã khai nhưng còn chưa đầy đủ, bạn hãy nhanh chóng điều chỉnh lại để tránh một số khoản phạt không mong muốn. Sau đây là một số chia sẻ về công tác chuẩn bi trước khi quyết toán thuế.

1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Hồ sơ phải là bản gốc hoặc bản photo công chứng:

- Giấy pháp đăng ký kinh doanh.
- Các văn bản miễn, giảm thuế (nếu có).
- Các công văn khác liên quan đến cơ quan thế.

2. Chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ kế toán

Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.

Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế sắp xếp theo của từng năm kèm giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (căn cứ để cơ quan thuế và doanh nghiệp đối chiếu công nợ thuế đến hết kỳ quyết toán)

a. Thuế gía trị gia tăng

Thông thường bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Bạn cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra, đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai, nên sắp xếp theo thứ tự để họ kiểm tra.

- Nếu có thời gian, bần nên tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai trước khi họ vào kiểm tra (như chữ ký, con dấu ...)

- Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế. Các hóa đơn đầu ra hủy cần photo kèm với biên bản hủy để riêng. 

- Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đống sổ phụ ngân hàng. Hoặc bạn có thể lập bảng kê thanh toán qua ngân hàng để giải trình. 

- Nhân viên thuế thường sẽ đòi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ và mẫu sổ trên excel hoặc trên phần mềm kế toán để họ tiện kiểm tra. Nên tốt nhất bạn lập sẵn một file excel tổng hợp các báo cáo phòng khi họ yêu cầu.

b. Thuế Thu nhập cá nhân

Một số hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:

- Hợp đồng lao động, bảng chấm công, các quyết đinh tăng, giảm lương.

- Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp thuế TNCN, bảng thông báo bảo hiểm.

- Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng.

- Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh. . .

- Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài, các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.

Lưu ý: Các khoản thu nhập trên bảng lương phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động nếu không rất dễ bị xuất toán; Nợ BHXH, BHTN, KPCĐ có thể bị loại trừ các chi phí trích trước theo tiền lương ra khỏi chi phí hợp lý.

c. Thuế thu nhập doanh nghiệp

Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp. 

Hồ sơ, tài liệu, sổ sách rà soát lại với đầy đủ chữ ký, con đấu, sắp xếp theo năm:

- Sổ sách kế toán phải in ra (nếu làm trên máy tính), gồm sổ tổng hợp, sổ chi tiết đóng thành cuốn.

- Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.

- Hợp đồng kinh tế: Nên phân loại theo hợp đồng đầu ra, đầu vào; Bộ hồ sơ hàng nhập khẩu, xuất khẩu (hợp đồng, tờ khai, invoice ...) nên để riêng. 

- Hồ sơ ngân hàng (Hợp đồng vay, kế hoạch vay vốn ...).

- Hồ sơ tài sản cố định, các quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao, bảng đăng ký trích khấu hao, bảng tính khấu hao (nên mở thẻ theo dõi TSCĐ để tránh bị xuất toán).

Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất, bảng phân bổ chi phí, biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành...

- Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần. Bạn nên kiểm tra các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, khuyến mãi, hàng bán bị trả lại có đủ hồ sơ, hợp lý chưa.
Ketoan.biz

Chia sẻ bài viết

Bài viết liên quan

Bài mới hơn
« Prev Post
Bài cũ hơn
Next Post »