Sửa chữa, bảo dưỡng tài sản là hoạt động không thể thiếu trong doanh nghiệp, tuy nhiên việc hạch toán cũng gây khá phức tạp.
Việc sửa chữa tài sản doanh nghiệp có thể tự làm hoặc thuê ngoài, kế toán cần phân biệt 3 hình thức sửa chữa tài sản để tổ chức hạch toán hợp lý, đúng với chuẩn mực, Chế độ kế toán (Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC) và Chế độ quản lý, sử dung, trích khấu hao TSCĐ (Thông tư 45/2013/TT-BTC) hiện hành:
- Sửa chữa thường xuyên: Hoạt động sửa chữa nhỏ trong quá trình sử dụng tài sản, thời gian sửa chữa ngắn. Chi phí sửa chữa trong trường hợp này phát sinh không lớn và được đưa hết vào kỳ kế toán đó.
- Sửa chữa lớn (định kỳ): Duy tu, bảo dưỡng, nhằm bảo đảm tài sản hoạt động liên tục với công suất ổn định. Trường hợp này phải có kế hoạch, dự toán chi phí sửa chữa có thể phân bổ cho các kỳ kế toán.
- Cải tạo, nâng cấp tài sản: Hình thức sửa chữa này làm tăng hiệu suất sử dụng tài sản, được hạch toán tăng nguyên giá tài sản cố định (nếu đủ tiêu chuẩn), không được đưa chi phí này trực tiếp vào kỳ kế toán.
Một số nguyên tắc hạch toán sửa chữa TSCĐ cần tuân thủ
- Các chi phí doanh nghiệp chi ra để đầu tư nâng cấp tài sản cố định được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ; Các chi phí sửa chữa tài sản cố định không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm.
- Đối với những TCSĐ mà việc sửa chữa có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Nếu số thực chi sửa chữa TSCĐ lớn hơn số trích theo dự toán thì doanh nghiệp được tính thêm vào chi phí hợp lý số chênh lệch này. Nếu số thực chi sửa chữa TSCĐ nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Sửa chữa lớn TSCĐ: Phản ánh chi phí sửa chữa lớn TSCĐ và tình hình quyết toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào tài khoản 2413. Trường hợp sửa chữa thường xuyên TSCĐ thì không hạch toán vào tài khoản này mà tính thẳng vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
- Chi phí sửa chữa lớn của những TSCĐ đặc thù do việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ, doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa cho năm kế hoạch hoặc một số năm tiếp theo không được phản ánh vào tài khoản 335 mà được phản ánh là dự phòng phải trả TK 352.
- Chỉ trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh số chi sửa chữa TSCĐ phát sinh trong kỳ vào tài khoản 335- chi phí trích trước khi đã thực hiện sửa chữa nhưng chưa nghiệm thu, chưa xuất hóa đơn, chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán để ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
- Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán, được phê duyệt) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh.
Hướng dẫn một số nghiệp vụ hạch toán sửa chữa, nâng cấp TSCĐ
Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
+ Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí, căn cứ các tài liệu kế toán, hoặc dự toán chi phí được duyệt, kế toán ghi:
Nợ TK 627, 623, 641, 642
Có TK 335 - Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ).
+ Khi chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh được tập hợp vào bên Nợ TK 241 "XDCB dở dang" (2413) và được chi tiết cho từng công trình, công việc sửa chữa TSCĐ.
Căn cứ chứng từ phát sinh chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 241 - XDCB dở dang (2413) (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334 ... (tổng giá thanh toán).
+ Khi công trình sửa chữa hoàn thành.
Sơ đồ kế toán sửa chữa lớn tài sản cố định
- Nếu không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (nếu phát sinh lớn được phân bổ dần)
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (nếu trích trước chi phí sửa chữa định kỳ)
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (nếu có).
Có TK 241 - XDCB dở dang (2413).
Nếu số đã trích trước vào chi phí cao hơn chi phí thực tế phát sinh, ghi:
Nợ TK 335, 352 (số đã trích trước lớn hơn chi phí phát sinh).
Có các TK 241, 623, 627, 641, 642.
- Trường hợp sửa chữa cải tạo, nâng cấp thỏa mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ghi:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình
Có TK 241 - XDCB dở dang (2413).
Ketoan.biz
Biểu tượngBiểu tượng