Hướng dẫn soạn thảo Hợp đồng lao động tự động với Mail Merge

Ketoan.biz 2.4.17   Excel-Kế toán   Ứng dụng Excel-Kế toán

Ketoan.biz

>> Mẫu hợp đồng lao động mới nhất

Mail Merge (trộn thư) là một ứng dụng rất hay được tích hợp trong Microsort Word.

Tính năng Mail Merge được thiết lập nhằm điền các thông tin khác nhau từ file dữ liệu (word hoặc excel) vào một vị trí xác định trên một văn bản Word được làm sẵn, chẳng hạn như gởi các thư mời với form mẫu, giúp tiết kiệm thời gian và kiểm soát công việc dễ dàng.

Tính năng Mail Merge thường được dân văn phòng, Thư ký ứng dụng rộng rải trong việc lập các thư mời khách, đối tác trong các sự kiện của doanh nghiệp. Không những thế, nó còn được ứng dụng trong việc viết hợp đồng lao động, điền thông tin thông báo tiền lương của từng cá nhân ... vào các form cho sẳn.

Trong bài viết sau, chúng ta sẽ ứng dụng tính năng Mail Merge (bài viết được trình bày theo Office 2013) để soạn thảo Hợp đồng lao động hàng loạt một cách tự động, trong trường hợp doanh nghiệp cùng lúc phải ký kết hợp đồng lao động của nhiều nhân viên:

Tất nhiên là bạn đã có sẵn một file word Hợp đồng lao động (mẫu) và một file excel (hoặc word) Danh sách lao động (họ, tên, năm sinh, địa chỉ, nghề nghiệp, mức lương ... của từng nhân viên), 2 file này các bạn nên để chung vào một thư mục để dễ tìm kiếm.

Các thao tác như sau:

Đầu tiên bạn mở file word (mẫu hợp đồng) lên rồi nhắp chuột vào Tab MAILINGS trong Word 2013, chọn Select Recipients / Use Exitsting List.

Tìm đến file excel (danh sách lao động), nhấp chọn Open, xuất hiện hộp thoại sau:

Bạn chọn OK để xác nhận.

Lúc này, bạn chọn  Edit Recipient List để hiện tất cả các trường trong file excel:

Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh, thêm/bớt các mục trong danh sách cần trộn thư bằng cách thêm/bỏ dấu Check, xong nhấp OK.

Lưu ý:

Sheet của file "Danh sách lao động" chỉ chứa các trường như họ tên, nghề nghiệp, mức lương ... không được đặt tiêu đề chung cho sheet này như Danh sách lao động công ty ABC, Danh sách nhân viên, ... Nếu không, khi chọn Edit Recipient List, các trường trong Mail Merge Recipients bị xáo trộn, hiển thị F1, F2 ...

* Chèn các trường vào bản hợp đồng:

Tại file word, bạn cần chèn các trường đã chọn trên vào các vị trí tương ứng bằng cách đặt con trỏ chuột lần lượt vào mỗi vị trí trên bản hợp đồng cần chèn thông tin thay thế, nhấp chuột vào Tab Insert Merge field rồi chọn trường tương ứng, như hình sau

Chẳng hạn, bạn cần chèn tự động trường Họ_tên của người lao động từ danh sách excel vào bản hợp đồng: Đặt trỏ chuột tại vị trí họ tên, nhấp chọn Insert Merge field, tìm và nhấp vào trường Họ_tên, kết quả: "Họ_tên".

* Kiểm tra

Để kiểm tra, bạn click chuột vào Tab Preview Results (click lần 2 sẽ trở về trạng thái ban đầu), để xem kết quả các trang sau, bạn click chuột vào mũi tên (như hình sau):

* Xem kết quả và in ấn:

Để xem tất cả và in ra giấy, bạn chọn tab Finish & Merge / Edit Individual Documents. Đến đây, bạn cũng có thể chỉnh sửa lại bản hợp đồng và in ấn, công việc soạn thảo hợp đồng tự động hoàn tất với một file word tích hợp tất cả hợp đồng lao động có trong danh sách excel ở trên.

Chúc các bạn thành công!

Ketoan.biz

Bài viết liên quan