Nhóm tài khoản chi phí áp dụng doanh nghiệp nhỏ và vừa

Nhóm tài khoản chi phí (TK 611, 631, 632, 635, 642) ban hành bởi Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 (thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006) áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa kể cả doanh nghiệp siêu nhỏ, có hiệu lực từ kể từ ngày 01/01/2017.


Nguyên tắc kế toán chi phí

1. Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.

2. Việc ghi nhận chi phí ngay cả khi chưa đến kỳ hạn thanh toán nhưng có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng và bảo toàn vốn. Chi phí và khoản doanh thu do nó tạo ra phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Tuy nhiên trong một số trường hợp, nguyên tắc phù hợp có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, thì kế toán phải căn cứ vào bản chất của giao dịch để phản ánh một cách trung thực, hợp lý.

3. Kế toán phải theo dõi chi tiết các khoản chi phí phát sinh theo yếu tố, tiền lương, nguyên vật liệu, chi phí mua ngoài, khấu hao TSCĐ...

4. Các khoản chi phí không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

5. Các tài khoản phản ánh chi phí không có số dư, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.

Tài khoản 611 - Mua hàng

Về đầu trang

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ. Tài khoản 611 "Mua hàng" chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

b) Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào phản ánh trên tài khoản 611 "Mua hàng" phải thực hiện theo nguyên tắc giá gốc.

c) Trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp phải tổ chức kiểm kê hàng tồn kho để xác định số lượng và giá trị của từng nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa, sản phẩm, công cụ, dụng cụ tồn kho tại thời điểm cuối kỳ kế toán để xác định giá trị hàng tồn kho xuất vào sử dụng và xuất bán trong kỳ.

d) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Khi mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, Hóa đơn vận chuyển, phiếu nhập kho, thông báo thuế nhập khẩu phải nộp (hoặc biên lai thu thuế nhập khẩu,...) để ghi nhận giá gốc hàng mua vào tài khoản 611 "Mua hàng". Khi xuất sử dụng, hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê.

đ) Kế toán phải mở sổ chi tiết để hạch toán giá gốc hàng tồn kho mua vào theo từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 611 - Mua hàng

Bên Nợ:

- Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê);

- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, mua vào trong kỳ.

Bên Có:

- Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê);

- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán và hàng hóa gửi đi bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ);

- Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá.

Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

a) Đối với doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, xây lắp

- Đầu kỳ kế toán, kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước), ghi:

Nợ TK 611 - Mua hàng (6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu)

         Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

         Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.

- Khi mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, ghi:

Nợ TK 611 - Mua hàng (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

         Có TK 331 - Phải trả cho người bán (3311).

- Khi thanh toán tiền mua hàng, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

      Có các TK 111, 112,...

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán).

- Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ không đúng quy cách, chủng loại, phẩm chất ghi trong hợp đồng kinh tế, hoặc cam kết phải trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá:

+ Căn cứ vào trị giá hàng mua đã trả lại cho người bán, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (nếu thu ngay bằng tiền)

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (trừ vào số nợ còn phải trả người bán)

          Có TK 611 (Khoản giảm giá được chấp thuận)

         Có TK 133  (nếu có).

+ Nếu doanh nghiệp chấp nhận khoản giảm giá hàng của lô hàng đã mua, số tiền được giảm giá, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (nếu thu ngay bằng tiền)

Nợ TK 331 (trừ vào số nợ còn phải trả người bán)

     Có TK 611  (6111) (khoản giảm giá được chấp thuận)

     Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

- Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế, kế toán phải xác định trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ và trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất vào sử dụng hoặc xuất bán.

+ Kết chuyển trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê), ghi:

Nợ TK 152

Nợ TK 153

      Có TK 611.

+ Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ các TK 642, 241, 631

       Có TK 611.

+ Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ thiếu hụt, mất mát, căn cứ vào biên bản xác định thiếu hụt, mất mát chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138  (1381)

          Có TK 611.

b) Đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá

- Đầu kỳ kế toán, kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ, ghi:

Nợ TK 611

           Có TK 156.

- Trong kỳ kế toán, khi mua hàng hoá nếu được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng:

+ Trị giá thực tế hàng hoá mua vào, ghi:

Nợ TK 611

Nợ TK 133 (1331) (nếu có)

       Có các TK 111, 112, 141; hoặc

       Có TK 331 (tổng giá thanh toán).

+ Chi phí mua hàng thực tế phát sinh, ghi:

Nợ TK 611

Nợ TK 133 (1331) (nếu có)

         Có các TK 111, 112, 141, 331,...

+ Khi thanh toán trước hạn, nếu doanh nghiệp được nhận khoản chiết khấu thanh toán trên lô hàng đã mua, ghi:

Nợ TK 331 (khấu trừ vào nợ phải trả người bán)

        Có các TK 111, 112,...

        Có TK 515.

+ Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (nếu thu ngay bằng tiền)

Nợ TK 331 (khấu trừ vào nợ phải trả người bán)

      Có TK 611 (trị giá hàng hoá trả lại người bán)

      Có TK 133 (1331) (nếu có).

+ Khoản giảm giá hàng mua được người bán chấp thuận do hàng hoá không đúng phẩm chất, quy cách theo hợp đồng, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (nếu thu ngay bằng tiền)

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (khấu trừ vào nợ phải trả người bán)

     Có TK 611 - Mua hàng (6112)

     Có TK 133  (1331) (nếu có).

- Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế tính, xác định trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định là đã bán, trị giá hàng hoá xác định là đã bán:

+ Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho và hàng gửi đi bán cuối kỳ, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá

Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán

         Có TK 611.

+ Kết chuyển giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632

         Có TK 611.

Tài khoản 631 - Giá thành sản xuất

Về đầu trang

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ ở các đơn vị sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp và các đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, bưu điện, du lịch, khách sạn,... trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

b) Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên không sử dụng tài khoản này.

c) Chỉ hạch toán vào tài khoản 631 các loại chi phí sản xuất, kinh doanh sau:

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp;

- Chi phí nhân công trực tiếp;

- Chi phí sử dụng máy thi công (đối với các doanh nghiệp xây lắp);

- Chi phí sản xuất chung.

d) Không hạch toán vào tài khoản 631 các loại chi phí sau:

- Chi phí bán hàng;

- Chi phí quản lý doanh nghiệp;

- Chi phí tài chính;

- Chi phí khác;

đ) Chi phí của bộ phận sản xuất, kinh doanh phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, trị giá vốn hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu và chi phí thuê ngoài gia công chế biến (thuê ngoài, hay tự gia công, chế biến) cũng được phản ánh trên tài khoản 631.

e) Tài khoản 631 “Giá thành sản xuất” phải được hạch toán chi tiết theo nơi phát sinh chi phí (phân xưởng, tổ, đội sản xuất,...) theo loại, nhóm sản phẩm, dịch vụ…

g) Đối với ngành nông nghiệp, giá thành thực tế của sản phẩm được xác định vào cuối vụ hoặc cuối năm. Sản phẩm thu hoạch năm nào thì tính giá thành trong năm đó, nghĩa là chi phí chi ra trong năm nay nhưng năm sau mới thu hoạch sản phẩm thì năm sau mới tính giá thành.

- Đối với ngành trồng trọt, chi phí phải được hạch toán chi tiết theo 3 loại cây:

+ Cây ngắn ngày;

+ Cây trồng một lần thu hoạch nhiều lần;

+ Cây lâu năm.

Đối với các loại cây trồng 2, 3 vụ trong một năm, hoặc trồng năm nay, năm sau mới thu hoạch, hoặc loại cây vừa có diện tích trồng mới, vừa có diện tích chăm sóc thu hoạch trong cùng một năm,... thì phải căn cứ vào tình hình thực tế để ghi chép, phản ánh rõ ràng chi phí của vụ này với vụ khác, của diện tích này với diện tích khác, của năm trước với năm nay và năm sau,...Không phản ánh vào tài khoản 631 “Giá thành sản xuất” chi phí trồng mới và chăm sóc cây lâu năm đang trong thời kỳ XDCB.

Đối với một số loại chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng hạch toán hoặc liên quan đến nhiều vụ, nhiều thời kỳ thì phải được theo dõi chi tiết riêng, sau đó phân bổ vào giá thành từng loại sản phẩm có liên quan như: Chi phí tưới tiêu nước, chi phí chuẩn bị đất và trồng mới năm đầu của những cây trồng một lần, thu hoạch nhiều lần (chi phí này không thuộc vốn đầu tư XDCB).

Trên cùng một diện tích canh tác, nếu trồng xen kẽ từ hai loại cây công nghiệp ngắn ngày trở lên thì những chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến cây nào sẽ tập hợp riêng cho cây đó (như hạt giống, chi phí gieo trồng, thu hoạch) chi phí phát sinh chung cho các loại cây (như chi phí cày, bừa, tưới tiêu nước…) được tập hợp riêng và phân bổ cho từng loại cây theo diện tích gieo trồng.

Đối với cây lâu năm, các công việc từ khi làm đất, gieo trồng, chăm sóc đến khi bắt đầu có sản phẩm được xem như quá trình đầu tư XDCB để hình thành nên TSCĐ được tập hợp chi phí vào TK 241 “XDCB dở dang”.

- Hạch toán chi phí chăn nuôi phải theo dõi chi tiết cho từng ngành chăn nuôi (ngành chăn nuôi trâu bò, ngành chăn nuôi lợn…), theo từng nhóm hoặc theo từng loại gia súc, gia cầm. Đối với súc vật sinh sản khi đào thải chuyển thành súc vật nuôi lớn, nuôi béo được hạch toán vào TK 631 “Giá thành sản xuất” theo giá trị còn lại.

h) Tài khoản 631 “Giá thành sản xuất” áp dụng đối với ngành giao thông vận tải phải được hạch toán chi tiết theo từng loại hoạt động (vận tải hành khách, vận tải hàng hóa…). Trong quá trình vận tải, săm lốp bị hao mòn với mức độ nhanh hơn mức khấu hao đầu xe nên thường phải thay thế nhiều lần nhưng giá trị săm lốp thay thế không tính vào giá thành vận tải ngay một lúc khi xuất dùng thay thế, mà phải trích trước hoặc phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh hàng kỳ.

i) Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, hạch toán tài khoản 631 phải được theo dõi chi tiết theo từng loại hoạt động như: Hoạt động ăn uống, dịch vụ buồng nghỉ, phục vụ vui chơi giải trí, phục vụ khác (giặt, là, cắt tóc, điện tín, massage…).

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 631 - Giá thành sản xuất

Bên Nợ:

- Chi phí sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ dở dang đầu kỳ;

- Chi phí sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ.

Bên Có:

- Giá thành sản phẩm nhập kho, dịch vụ hoàn thành kết chuyển vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.

- Chi phí sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”.

Tài khoản 631 không có số dư cuối kỳ.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

a) Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí dịch vụ dở dang đầu kỳ vào bên Nợ tài khoản 631 “Giá thành sản xuất”, ghi:

Nợ TK 631

        Có TK 154.

b) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vào tài khoản giá thành sản xuất, ghi:

Nợ TK 631 - Giá thành sản xuất

        Có TK 611.

c) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản giá thành sản xuất, ghi:

Nợ TK 631 - Giá thành sản xuất

     Có TK 334 - Chi phí nhân công trực tiếp.

d) Khi tính số BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm tai nạn và kinh phí công đoàn của số công nhân trực tiếp sản xuất và cán bộ quản lý sản xuất vào giá thành sản xuất, ghi:

Nợ TK 631

     Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3385, 3388).

đ) Khi phát sinh các khoản chi phí khác phục vụ cho hoạt động sản  xuất kinh doanh, ghi:

Nợ TK 631

     Có các TK 111, 112, 214, 331,...

e) Cuối kỳ kế toán, tiến hành kiểm kê và xác định giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ, ghi;

Nợ TK 154

        Có TK 631.

g) Giá thành sản phẩm nhập kho, dịch vụ hoàn thành, ghi:

Nợ TK 632

        Có TK 631.

Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán

Về đầu trang

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư; giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ. Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như: Chi phí khấu hao; chi phí sửa chữa; chi phí cho thuê BĐSĐT theo phương thức cho thuê hoạt động; chi phí nhượng bán, thanh lý BĐSĐT…

b) Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính vào giá vốn hàng bán trên cơ sở số lượng hàng tồn kho và phần chênh lệch giữa giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc hàng tồn kho. Khi xác định khối lượng hàng tồn kho bị giảm giá cần phải trích lập dự phòng, kế toán phải loại trừ khối lượng hàng tồn kho đã ký được hợp đồng tiêu thụ (có giá trị thuần có thể thực hiện được không thấp hơn giá trị ghi sổ) nhưng chưa chuyển giao cho khách hàng nếu có bằng chứng chắc chắn về việc khách hàng sẽ không từ bỏ thực hiện hợp đồng và loại trừ hàng tồn kho dùng cho hoạt động xây dựng cơ bản, giá trị hàng tồn kho dùng cho sản xuất sản phẩm mà sản phẩm được tạo ra từ những hàng tồn kho này có giá bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm.

c) Đối với phần giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát, kế toán phải tính ngay vào giá vốn hàng bán (sau khi trừ đi các khoản bồi thường, nếu có).

d) Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường đã tính vào giá trị hàng mua, nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó được hoàn lại thì được ghi giảm giá vốn hàng bán.

e) Các khoản chi phí không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán

2.1. Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Bên Nợ:

- Đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, phản ánh:

+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.

+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ;

+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra;

+ Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết).

- Đối với hoạt động kinh doanh BĐSĐT, phản ánh:

+ Số khấu hao BĐSĐT dùng để cho thuê hoạt động trích trong kỳ;

+ Chi phí sửa chữa, nâng cấp, cải tạo BĐSĐT không đủ điều kiện tính vào nguyên giá BĐSĐT;

+ Chi phí phát sinh từ nghiệp vụ cho thuê hoạt động BĐSĐT trong kỳ;

+ Giá trị còn lại của BĐSĐT bán, thanh lý trong kỳ;

+ Chi phí của nghiệp vụ bán, thanh lý BĐSĐT phát sinh trong kỳ;

+ Số tổn thất do giảm giá trị BĐSĐT nắm giữ chờ tăng giá;

+ Chi phí trích trước đối với hàng hóa bất động sản được xác định là đã bán.

Bên Có:

- Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”;

- Kết chuyển toàn bộ chi phí kinh doanh BĐSĐT phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh;

- Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước);

- Trị giá hàng bán bị trả lại;

- Khoản hoàn nhập chi phí trích trước đối với hàng hóa bất động sản được xác định là đã bán (chênh lệch giữa số chi phí trích trước còn lại cao hơn chi phí thực tế phát sinh);

- Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ;

- Số điều chỉnh tăng nguyên giá BĐSĐT nắm giữ chờ tăng giá khi có bằng chứng chắc chắn cho thấy BĐSĐT có dấu hiệu tăng giá trở lại;

- Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường đã tính vào giá trị hàng mua, nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó được hoàn lại.

Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ.

2.2. Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

2.2.1. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại

Bên Nợ:

- Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán trong kỳ.

- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

- Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã gửi bán nhưng chưa được xác định là tiêu thụ;

- Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước);

- Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã xuất bán vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

2.2.2. Đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ

Bên Nợ:

- Trị giá vốn của thành phẩm, dịch vụ tồn kho đầu kỳ;

- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết);

- Trị giá vốn của thành phẩm sản xuất xong nhập kho và dịch vụ đã hoàn thành.

Bên Có:

- Kết chuyển giá vốn của thành phẩm, dịch vụ tồn kho cuối kỳ vào bên Nợ TK 155 “Thành phẩm”; TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh, dở dang”;

- Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết);

- Kết chuyển giá vốn của thành phẩm đã xuất bán, dịch vụ hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

a) Khi xuất bán các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

           Có các TK 154, 155, 156, 157,…

b) Phản ánh các khoản chi phí được hạch toán trực tiếp vào giá vốn hàng bán:

- Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, ghi:

Nợ TK 632

         Có các TK 152, 153, 156, 138 (1381),…

c) Hạch toán khoản trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 632

         Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294).

- Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập kỳ trước, kế toán trích lập hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 (2294)

          Có TK 632.

d) Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động kinh doanh BĐS đầu tư:

- Định kỳ tính, trích khấu hao BĐS đầu tư đang cho thuê hoạt động, ghi:

Nợ TK 632 (chi tiết chi phí kinh doanh BĐS đầu tư)

            Có TK 2147.

- Khi phát sinh chi phí liên quan đến BĐS đầu tư sau ghi nhận ban đầu nếu không thoả mãn điều kiện ghi tăng giá trị BĐS đầu tư, ghi:

Nợ TK 632 (chi tiết chi phí kinh doanh BĐS đầu tư)

 Nợ TK 242  (nếu phải phân bổ dần)

             Có các TK 111, 112, 152, 153, 334,…

- Các chi phí liên quan đến cho thuê hoạt động BĐS đầu tư, ghi:

Nợ TK 632 (chi tiết chi phí kinh doanh BĐS đầu tư)

             Có các TK 111, 112, 331, 334,...

- Kế toán giảm nguyên giá và giá trị hao mòn của BĐS đầu tư (nếu có) do bán, thanh lý, ghi:

Nợ TK 214 (2147)

Nợ TK 632 (giá trị còn lại của BĐS đầu tư)

            Có TK 217 (nguyên giá).

- Các chi phí bán, thanh lý BĐS đầu tư phát sinh, ghi:

Nợ TK 632  (chi tiết chi phí kinh doanh BĐS đầu tư)

Nợ TK 133 (nếu có)

             Có các TK 111, 112, 331,...

đ) Hàng bán bị trả lại nhập kho, ghi:

Nợ TK 155, 156

            Có TK 632.

h) Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được sau khi mua hàng, kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của hàng tồn kho để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số hàng tồn kho chưa tiêu thụ, số đã xuất dùng cho hoạt động đầu tư xây dựng hoặc đã xác định là tiêu thụ trong kỳ:

Nợ các TK 111, 112, 331…

            Có các TK 152, 153, 154, 155, 156 (giá trị khoản CKTM, GGHB của số hàng tồn kho chưa tiêu thụ trong kỳ)

            Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (giá trị khoản CKTM, GGHB của số hàng tồn kho đã xuất dùng cho hoạt động đầu tư xây dựng)

            Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị khoản CKTM, GGHB của số hàng tồn kho đã tiêu thụ trong kỳ).

k) Kết chuyển giá vốn hàng bán của các sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, dịch vụ được xác định là đã bán trong kỳ vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911

           Có TK 632.

3.2) Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

a) Đối với doanh nghiệp thương mại:

- Đầu kỳ, kết chuyển trị giá của thành phẩm tồn kho đầu kỳ vào Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”, ghi:

Nợ TK 632

          Có TK 156.

- Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán, được xác định là đã bán, ghi:

Nợ TK 632

          Có TK 611.

- Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng hóa đã xuất bán được xác định là đã bán vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911

          Có TK 632.

b) Đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ :

- Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”, ghi:

Nợ TK 632

           Có TK 155.

- Đầu kỳ, kết chuyển trị giá của thành phẩm, dịch vụ đã gửi bán nhưng chưa được xác định là đã bán vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”, ghi:

Nợ TK 632

           Có TK 157.

- Giá thành của thành phẩm hoàn thành nhập kho, giá thành dịch vụ đã hoàn thành, ghi:

Nợ TK 632

           Có TK 631.

- Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ vào bên Nợ tài khoản 155 “Thành phẩm”, ghi:

Nợ TK 155

         Có TK 632.

- Cuối kỳ, xác định trị giá của thành phẩm, dịch vụ đã gửi bán nhưng chưa được xác định là đã bán, ghi:

Nợ TK 157

        Có TK 632.

- Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn của thành phẩm, dịch vụ đã được xác định là đã bán trong kỳ vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911

        Có TK 632.

Tài khoản 635 - Chi phí tài chính

Về đầu trang

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này phản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính bao gồm:

- Chi phí lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi thuê tài sản thuê tài chính;

- Chiết khấu thanh toán cho người mua;

- Các khoản lỗ do thanh lý, nhượng bán các khoản đầu tư; chi phí giao dịch bán chứng khoán;

- Lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ; Lỗ tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ; Lỗ bán ngoại tệ;

- Số trích lập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác;

- Các khoản chi phí của hoạt động đầu tư tài chính khác;

- Các khoản chi phí tài chính khác.

b) Tài khoản 635 phải được hạch toán chi tiết cho từng nội dung chi phí. Không hạch toán vào tài khoản 635 những nội dung chi phí sau đây:

- Chi phí phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ;

- Chi phí bán hàng;

- Chi phí quản lý doanh nghiệp;

- Chi phí kinh doanh bất động sản;

- Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản;

- Các khoản chi phí được trang trải bằng nguồn kinh phí khác;

- Chi phí khác.

c) Việc hạch toán khoản chi phí tài chính phát sinh liên quan đến ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư này.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 635 - Chi phí tài chính

Bên Nợ:

- Các khoản chi phí tài chính phát sinh trong kỳ;

- Trích lập bổ sung dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước).

Bên Có:

- Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

- Các khoản được ghi giảm chi phí tài chính;

- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.

Tài khoản 635 không có số dư cuối kỳ.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. Khi phát sinh chi phí liên quan đến hoạt động bán chứng khoán, cho vay vốn, mua bán ngoại tệ..., ghi:

Nợ TK 635

        Có các TK 111, 112, 141,...

3.2. Khi bán chứng khoán kinh doanh, thanh lý nhượng bán các khoản đầu tư vào đơn vị khác phát sinh lỗ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,... (giá bán tính theo giá trị hợp lý của tài sản nhận được)

Nợ TK 635 (lỗ)

        Có các TK 121, 228 (giá trị ghi sổ).

3.3. Trường hợp doanh nghiệp bán khoản đầu tư vào cổ phiếu của doanh nghiệp khác dưới hình thức hoán đổi cổ phiếu, doanh nghiệp phải xác định giá trị hợp lý của cổ phiếu nhận về tại thời điểm trao đổi. Phần chênh lệch (nếu có) giữa giá trị hợp lý của cổ phiếu nhận về nhỏ hơn giá trị ghi sổ của cổ phiếu mang đi trao đổi được kế toán là chi phí tài chính, ghi:

Nợ các TK 121, 228 (giá trị ghi sổ cổ phiếu nhận về)

Nợ TK 635 (phần chênh lệch giữa giá trị hợp lý của cổ phiếu nhận về thấp hơn giá trị ghi sổ của cổ phiếu mang đi trao đổi)

       Có các TK 121, 228 (giá trị hợp lý cổ phiếu mang trao đổi).

3.4. Kế toán dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh và dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác khi lập Báo cáo tài chính:

- Trường hợp số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 635

        Có TK 229 (2291, 2292).

- Trường hợp số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229  (2291, 2292)

      Có TK 635.

3.5. Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá, dịch vụ được hưởng do thanh toán trước hạn phải thanh toán theo thỏa thuận khi mua, bán hàng, ghi:

Nợ TK 635

        Có các TK 131, 111, 112,...

3.6. Chi phí liên quan trực tiếp đến khoản vay dưới hình thức vay theo hợp đồng, khế ước thông thường (ngoài lãi vay phải trả), như chi phí kiểm toán, thẩm định hồ sơ vay vốn..., nếu được tính vào chi phí tài chính, ghi:

Nợ các TK 635

         Có TK 111, 112.

3.7. Trường hợp đơn vị phải thanh toán định kỳ lãi tiền vay cho bên cho vay, ghi:

Nợ TK 635

        Có các TK 111, 112.

3.8. Trường hợp đơn vị trả trước lãi tiền vay cho bên cho vay:

- Khi trả trước lãi tiền vay, ghi:

Nợ TK 242 (nếu trả trước lãi tiền vay)

       Có các TK 111, 112,...

- Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng kỳ vào chi phí tài chính, ghi:

Nợ TK 635

       Có TK 242.

3.9. Trường hợp vay trả lãi sau:

- Định kỳ, khi tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ, nếu được tính vào chi phí tài chính, ghi:

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính

      Có TK 341 (3411)

      Có TK 335.

- Hết thời hạn vay, khi đơn vị trả gốc vay và lãi tiền vay, ghi:

Nợ TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (gốc vay còn phải trả)

Nợ TK 335 (lãi tiền vay của các kỳ trước)

Nợ TK 635 (lãi tiền vay của kỳ đáo hạn)

        Có các TK 111, 112,...

3.10. Trường hợp doanh nghiệp thanh toán định kỳ tiền lãi thuê của TSCĐ thuê tài chính, khi bên thuê nhận được hoá đơn thanh toán của bên cho thuê, ghi:

Nợ TK 635  (tiền lãi thuê trả từng kỳ)

        Có các TK 111, 112 (nếu trả tiền ngay)

        Có TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (3412) (nếu nhận nợ).

3.11. Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp về sử dụng ngay cho hoạt động SXKD, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 211 (giá mua trả tiền ngay)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước {phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ Thuế GTGT (nếu được khấu trừ)}

         Có TK 331  (tổng giá thanh toán).

Định kỳ, tính vào chi phí tài chính số lãi mua hàng trả chậm, trả góp phải trả, ghi:

Nợ TK 635

          Có TK 242.

3.12. Kế toán các khoản lỗ tỷ giá

a) Kế toán bán ngoại tệ mà tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm bán nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ của các tài khoản tiền, ghi:

- Trường hợp bên Có TK tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ, ghi:

Nợ các TK 111 (1111), 112 (1121) (tỷ giá giao dịch thực tế bán)

Nợ TK 635 (Số chênh lệch tỷ giá giao dịch thực tế bán nhỏ hơn tỷ giá trên sổ kế toán)

     Có các TK 111 (1112), 112 (1122) (tỷ giá ghi sổ kế toán).

- Trường hợp bên Có TK tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế, ghi:

Nợ các TK 111 (1111), 112 (1121) (tỷ giá giao dịch thực tế bán)

    Có các TK 111 (1112), 112 (1122).

Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ do tỷ giá giao dịch thực tế nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ các TK tiền được ghi đồng thời tại thời điểm bán ngoại tệ hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp:

Nợ TK 635

        Có các TK 111 (1112), 112 (1122).

b) Khi mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ mà tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 111, 112:

- Trường hợp bên Có TK tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán, ghi:

Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 217, 241, 642, (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 (lỗ tỷ giá hối đoái)

      Có các TK 111, 112 (1112, 1122) (theo tỷ giá trên sổ kế toán).

- Trường hợp bên Có TK tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:

+ Khi chi tiền mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ:

Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 241, 642, 133,... (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch và thanh toán)

       Có các TK 111, 112 (1112, 1122) (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch và thanh toán).

+ Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được ghi nhận đồng thời  khi chi tiền mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp:

Nợ TK 635

       Có các TK 111, 112 (1112, 1122).

c) Khi thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ(nợ phải trả người bán, nợ vay, nợ thuê tài chính, nợ nội bộ....):

- Trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán và tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản phải trả nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ  kế toán của tài khoản tiền, ghi:

Nợ TK 331, 336, 341,....(tỷ giá ghi sổ kế toán)

Nợ TK 635 (lỗ tỷ giá hối đoái)

        Có các TK 111, 112 (1112, 1122) (tỷ giá ghi sổ kế toán).

- Trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán và tỷ giá ghi sổ của tài khoản phải trả nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế, ghi:

+ Khi thanh toán nợ phải trả:

Nợ các TK 331, 338, 341,... (tỷ giá giao dịch thực tế)

        Có các TK 111, 112 (1112, 1122) (tỷ giá giao dịch thực tế).

+ Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được ghi nhận đồng thời khi thanh toán nợ phải trả hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 635 (lỗ tỷ giá hối đoái)

         Có các TK 331, 338, 341, 111 (1112), 112 (1122),.... (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải trả hoặc tài khoản tiền và tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ).

d) Khi thu được tiền Nợ phải thu (nợ phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác,...) bằng ngoại tệ mà tỷ giá giao dịch thực tế nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán các tài khoản phải thu, ghi:

- Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:

Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu tiền)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

         Có các TK 131, 136, 138 (tỷ giá ghi sổ kế toán).

- Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:

+ Khi thu các khoản nợ phải thu:

Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu tiền)

        Có các TK 131, 136, 138 (tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu tiền).

+ Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được ghi nhận đồng thời khi thu được các khoản nợ phải thu hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp:

Nợ TK 635

        Có TK 131, 136, 138,...(chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu tiền).

3.13. Các doanh nghiệp chưa phân bổ hết khoản lỗ chênh lệch tỷ giá của giai đoạn trước hoạt động (đang phản ánh trên tài khoản 242 – Chi phí trả trước), phải kết chuyển toàn bộ số lỗ chênh lệch tỷ giá vào chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

       Có TK 242 - Chi phí trả trước.

3.14. Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

       Có TK 635 - Chi phí tài chính.

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh

Về đầu trang

1. Nguyên tắc kế toán

1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, lương nhân viên bộ phận bán hàng (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động của nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax,...); chi phí bằng tiền khác.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng...).

1.2. Các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

1.3. Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở chi tiết theo từng loại chi phí như: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong từng loại chi phí được theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí như:

a) Đối với chi phí bán hàng:

- Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,... bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,...

- Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,... dùng cho bộ phận bán hàng.

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,...

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,...

- Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” mà không phản ánh ở TK này.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,...

- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí nêu trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, khuyến mại, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng..

b) Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp:

- Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.

- Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm... vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,... (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).

- Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,...

- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,... và các khoản phí, lệ phí khác.

- Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,... (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.

- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí nêu trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,...

1.4. Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo:

- Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa thì ghi nhận giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào chi phí bán hàng.

- Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm....) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

- Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hóa (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:

+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).

+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh

Bên Nợ:

- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;

- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

Bên Có:

- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.

- Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...) của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 (tài khoản cấp 2 phù hợp)

      Có các TK 334, 338.

3.2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,..., ghi:

Nợ TK 642 (tài khoản cấp 2 phù hợp)

Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ)

       Có TK 152

       Có các TK 111, 112, 242, 331,...

3.3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp không qua nhập kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 (TK cấp 2 phù hợp)

Nợ TK 133 (nếu có)

         Có TK 153

         Có các TK 111, 112, 331,...

3.4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, bộ phận bán hàng như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,..., ghi:

Nợ TK 642 (6424)

     Có TK 214.

3.5. Thuế môn bài, tiền thuê đất,... phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 642 (6422)

     Có TK 333.

3.6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ TK 642 (6422)

    Có các TK 111, 112,…

3.7. Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:

- Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642  (6422)

     Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

- Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 (2293)

     Có TK 642 (6422).

- Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.

- Doanh nghiệp trích lập dự phòng đối với khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản phải thu theo quy định của pháp luật.

3.8. Khi trích lập dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng), ghi:

Nợ TK 642 (6422)

      Có TK 352 - Dự phòng phải trả.

Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả

      Có TK 642 (6422).

3.9. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:

Nợ TK 642 (6422)

Nợ TK 133 (nếu có)

       Có các TK 111, 112, 331, 335,...

3.10. Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ lớn phục vụ cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp

a) Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:

Nợ các TK 2413

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

      Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,...

b) Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

- Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 (6422)

       Có TK 335 (nếu việc sữa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).

       Có TK 352 (nếu đơn vị trích trước chi phí sữa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ).

Kết chuyển chi phí SCL TSCĐ khi hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:
Nợ TK 335, 352

       Có TK 2413.

c) Trường hợp phân bổ dần chi phí sữa chữa lớn TSCĐ, ghi:

- Kết chuyển chi phí SCL khi hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ TK 242

    Có TK 2413.

Định kỳ, phân bổ chi phí sữa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642

    Có TK 242.

3.11. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 (6422)

Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ thuế)

     Có các TK 111, 112, 331,...

3.12. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

     Có TK 133 (1331, 1332).

3.13. Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích ban đầu, quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642

      Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

3.14. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ các TK 111, 112,...

      Có TK 642 (TK cấp 2 phù hợp).

3.15. Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng

- Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 642

     Có TK 155, 156.

Nên phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:

Nợ TK 642

      Có TK 3331.

- Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang  trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

Nợ TK 353

     Có TK 511

     Có TK 3331.

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hóa, NVL để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:

Nợ TK 632

      Có TK 155,156.

3.16. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dùng để khuyến mãi, quảng cáo

- Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:

+ Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm , hàng hóa, ghi:

Nợ TK 642 (chi phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng hóa) (6421)

      Có các TK 155, 156.

+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm...) thì kế toán phải phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hóa (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:
+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của  mình và thuyết minh trên bản thuyết minh BCTC đối với hàng nhận được và số hàng dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).

+ Khi hết chương trình khuyến mại nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:

Nợ TK 156 (giá trị hợp lý)

       Có TK 711.

3.17. Số tiền phải trả cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng ủy thác xuất khẩu và phí ủy thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 642 (6421)

Nợ TK 133 (nếu có)

        Có TK 338 (3388).

3.18. Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:

Nợ TK 642 (6421)

Nợ TK 133

         Có TK 131.

3.19. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 911
Về đầu trang

         Có TK 642.

Bài viết liên quan

Bài mới hơn
« Prev Post
Bài cũ hơn
Next Post »