Nhóm TK phải thu ngắn hạn
Nguyên tắc kế toán nợ phải thu
1. Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2. Việc phân loại các khoản phải thu là phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc:
a) Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua - bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các đơn vị mà doanh nghiệp đầu tư góp vốn vào). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác với khách hàng thông qua bên nhận ủy thác;
b) Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc (sau đây gọi là đơn vị hạch toán phụ thuộc).
c) Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính chất thương mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán, như:
- Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia;
- Các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại; Các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác;
- Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản phi tiền tệ, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý…
3. Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các chỉ tiêu phải thu của Báo cáo tình hình tài chính còn bao gồm cả các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu, như: Khoản cho vay được phản ánh ở TK 1288; Khoản ký quỹ, ký cược phản ánh ở TK 1386, khoản tạm ứng được phản ánh ở TK 141… Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của Báo cáo tình hình tài chính.
4. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu theo từng loại nguyên tệ, từng đối tượng công nợ và thực hiện theo nguyên tắc:
- Khi phát sinh các khoản nợ phải thu (bên Nợ các TK phải thu), kế toán phải quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Riêng trường hợp nhận trước tiền của người mua bằng ngoại tệ thì khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, thu nhập, bên Nợ Tài khoản 131 tương ứng với số tiền nhận trước được ghi nhận theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh tại thời điểm nhận ứng trước.
- Khi thu hồi nợ phải thu (bên Có Tài khoản phải thu), doanh nghiệp được lựa chọn tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền của các khoản nợ phải thu đối với từng đối tượng công nợ hoặc tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu hồi nợ.
Riêng trường hợp nhận trước của người mua thì bên Có Tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước.
5. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có các tài khoản phải thu, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ghi nhận định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, nếu tại thời điểm cuối kỳ kế toán:
- Các tài khoản phải thu không còn số dư nguyên tệ thì doanh nghiệp phải kết chuyển toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính của kỳ báo cáo.
- Các tài khoản phải thu còn số dư nguyên tệ thì doanh nghiệp phải đánh giá lại theo quy định tại Điều 52 Thông tư 133/2016/TT-BTC.
6. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
Việc xác định tỷ giá chuyển khoản trung bình và xử lý chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản nợ phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư này.
7. Các khoản nợ phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ nếu khó có khả năng thu hồi tại thời điểm cuối kỳ thì vẫn phải lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định.
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác.
đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn".
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu:
3.1. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 511
Nợ TK 333
Có TK 131
3.2. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:
a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá
b) Trường hợp trên hóa đơn chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu , giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu, giảm giá (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận khoản chiết khấu, giảm giá là khoản giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 511
Nợ TK 333 (Số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131
3.3. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua khi người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định , trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111
Nợ TK 112
Nợ TK 635 (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131
3.4. Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131
Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính).
3.5. Phương pháp kế toán các khoản phải thu nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:
a, Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận , kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331 (33311)
b, Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331 (33311)
c, Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331 (33311).
d, Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 131.
3.6. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hóa nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156
Nợ TK 611 (Hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133
Có TK 131.
3.7. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xóa sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:
Nợ TK 229 (Số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 (Số chưa lập dự phòng)
Có TK 131.
3.8. Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331 (33311).
3.9.Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ chưa thu được tiền của khách hàng, căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, ghi:
Nợ TK 131 (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh)
Có TK 511, 711 (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh).
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp.
b) Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Trường hợp không thể hạch toán riêng được 15 thì số thuế GTGT đầu vào được hạch toán vào Tài khoản 133. Cuối kỳ, kế toán phải xác định số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
c) Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào giá trị tài sản được mua, giá vốn của hàng bán hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh tùy theo từng trường hợp cụ thể.
d) Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán, nộp thuế phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Bên Nợ:
Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Bên Có:
- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ;
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ;
- Thuế GTGT đầu vào của vật tư, hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được chiết khấu, giảm giá;
- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại.
Số dư bên Nợ:
Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả.
Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế.
- Tài khoản 1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định: Phản ánh thuế GTGT đầu vào của quá trình đầu tư, mua sắm tài sản cố định, bất động sản đầu tư dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Khi mua vật tư, công cụ, dịch vụ dùng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 154, 642, 241, 242,... (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331)
Có các TK 111, 112, 331,...
3.2. Khi mua hàng hóa giao bán ngay cho khách hàng (không qua nhập kho), nếu thuế GTGT được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 632
Nợ TK 133 (1331)
Có các TK 111, 112, 331
3.3. Khi nhập khẩu vật tư, hàng hóa, TSCĐ:
- Kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán (theo tỷ giá giao dịch thực tế), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, ghi:
Nợ TK 152, 153, 156, 211
Có TK 331
Có TK 3331 ( 33312 nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)
Có TK 3332 - Thuế TTDB
Có TK 3333 - Thuế XNK (Chi tiết thuế NK)
Có TK 33381 - Thuế BVMT
Có TK 111, 112,...
- Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 (1331, 1332)
Có TK 333 (33312).
3.4. Trường hợp hàng đã mua và đã trả lại hoặc hàng đã mua được giảm giá do kém, mất phẩm chất: Căn cứ vào chứng từ xuất trả hàng lại cho bên bán và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh giá trị hàng đã mua và đã trả lại người bán hoặc hàng đã mua được giảm giá, giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331
Có TK 133
Có TK 152, 153, 156, 211,...
1. Nguyên tắc kế toán:
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) với đơn vị hạch toán phụ thuộc (đơn vị cấp dưới) hoặc giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau. Các đơn vị cấp dưới là đơn vị hạch toán phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán như chi nhánh, xí nghiệp, nhà máy...
b) Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào tài khoản 136 bao gồm:
- Ở đơn vị cấp trên:
+ Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã giao, đã cấp cho cấp dưới;
+ Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định;
+ Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ;
+ Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp dưới;
+ Các khoản đã giao cho đơn vị cấp dưới để thực hiện khối lượng giao khoán nội bộ và nhận lại giá trị giao khoán nội bộ;
+ Các khoản phải thu vãng lai khác.
- Ở đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc:
+ Các khoản được đơn vị cấp trên cấp nhưng chưa nhận được;
+ Giá trị sản phẩm, hàng hóa dịch vụ chuyển cho đơn vị cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ khác để bán;
+ Doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị nội bộ;
+ Các khoản nhờ đơn vị cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thu hộ;
+ Các khoản đã chi, đã trả hộ đơn vị cấp trên và đơn vị nội bộ khác;
+ Các khoản phải thu nội bộ vãng lai khác.
c) Tài khoản 136 phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ. Doanh nghiệp cần có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong kỳ kế toán.
d) Cuối kỳ kế toán, phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư Tài khoản 136 "Phải thu nội bộ", Tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" với từng đơn vị cấp dưới có quan hệ theo từng nội dung thanh toán. Tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản của từng đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc hoặc đơn vị nội bộ khác, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ" và Tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" (theo chi tiết từng đối tượng). Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ
Bên Nợ:
- Số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị cấp dưới;
- Các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ khác;
- Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, các khoản đơn vị cấp dưới phải nộp lên;
- Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về các khoản cấp trên phải giao xuống;
- Số tiền phải thu về bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ với nhau;
- Các khoản phải thu nội bộ khác.
Bên Có:
- Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị cấp dưới;
- Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ;
- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ với cùng một đối tượng.
Số dư bên Nợ: Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ.
Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1361 - Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc: Tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên để phản ánh số vốn kinh doanh hiện có ở các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc do đơn vị cấp trên giao.
- Tài khoản 1368 - Phải thu nội bộ khác: Phản ánh tất cả các khoản phải thu khác giữa các đơn vị nội bộ ngoài vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Tại đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc
a) Khi chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác:
Nợ TK 136 (1368)
Có các TK 111, 112.
b) Căn cứ vào thông báo của đơn vị cấp trên về số quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 353.
c) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và phân cấp từng đơn vị:
- Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc được phân cấp ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 511
Có TK 333.
Đồng thời ghi nhận giá vốn, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 154, 155, 156.
- Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc không được phân cấp ghi nhận doanh thu, giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cung cấp nội bộ được phản ánh là khoản phải thu nội bộ, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có các TK 154, 155, 156
Có TK 333.
d, Khi nhận được tiền hoặc vật tư, tài sản của cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thanh toán về các khoản phải thu, ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153,...
Có TK 136(1368)
đ, Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336
Có TK 136 (1368).
3.2. Hạch toán ở đơn vị cấp trên
a) Khi đơn vị cấp trên giao vốn kinh doanh cho đơn vị hạch toán phụ thuộc:
- Trường hợp giao vốn bằng tiền, ghi:
Nợ TK 136 (1361)
Có các TK 111, 112
- Trường hợp giao vốn bằng TSCĐ, ghi:
Nợ TK 136 (1361)
Nợ TK 214
Có TK 211.
b) Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc phải hoàn lại vốn kinh doanh cho đơn vị cấp trên, khi nhận được tiền do đơn vị hạch toán phụ thuộc nộp lên, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 136 (1361).
c) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và phân cấp của từng đơn vị , doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho các đơn vị phụ thuộc hoặc tại thời điểm khi đơn vị hạch toán phụ thuộc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra bên ngoài:
- Trường hợp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị hạch toán phụ thuộc, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 511
Có TK 333.
- Trường hợp doanh nghiệp không ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa , dịch vụ cho đơn vị hạch toán phụ thuộc:
+ Khi chuyển giao hàng hóa, dịch vụ, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 154, 155, 156 (Giá vốn sản phẩm, hàng hóa)
Có TK 333 (nếu có).
+ Khi đơn vị hạch toán phụ thuộc thông báo đã tiêu thụ được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho bên thứ ba bên ngoài doanh nghiệp, kế toán ghi doanh thu, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 511.
Đồng thời ghi nhận giá vốn, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 136 (1368).
d) Khoản phải thu về lãi của hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động khác ở các đơn vị cấp dưới, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 421.
đ) Khi chi hộ, trả hộ ở các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có các TK 111, 112.
e) Khi nhận được tiền do đơn vị cấp dưới nộp lên về tiền lãi kinh doanh thanh toán các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn vị cấp dưới, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 136 (1368).
g) Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336 (3368)
Có TK 136 (1368).
1. Nguyên tắc kế toán
1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng, Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,... đã được xử lý bắt bồi thường;
- Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1288);
- Các khoản chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;
- Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất, nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất, nhập khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế, ...
- Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;
- Số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật;
- Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
1.2. Nguyên tắc kế toán đối với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
a) Các khoản tiền, tài sản đem cầm cố, thế chấp ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết thời hạn cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược. Trường hợp các khoản ký quỹ, ký cược doanh nghiệp được quyền nhận lại nhưng quá hạn thu hồi thì doanh nghiệp được trích lập dự phòng như đối với các khoản nợ phải thu khó đòi.
b) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ. Khi lập Báo cáo tài chính, những khoản có kỳ hạn còn lại dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn; Những khoản có kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở lên được phân loại là tài sản dài hạn.
c) Đối với tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược được phản ánh theo giá đã ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi xuất tài sản phi tiền tệ mang đi cầm cố ghi theo giá nào thì khi thu về ghi theo giá đó. Các tài sản thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu (như bất động sản) thì không ghi giảm tài sản mà theo dõi chi tiết trên sổ kế toán (chi tiết tài sản đang thế chấp) và thuyết minh trên Báo cáo tài chính.
d) Trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
1.3. Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.
Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát (trừ hao hụt trong định mức trong quá trình thu mua được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho) sau khi trừ số thu bồi thường được hạch toán vào giá vốn hàng bán.
Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê sau khi trừ đi phần bồi thường của các tổ chức, cá nhân có liên quan được hạch toán vào chi phí khác của doanh nghiệp.
1.4. Khoản tổn thất về nợ phải thu khác khó đòi sau khi trừ số dự phòng đã trích lập được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 138 - Phải thu khác
Bên Nợ:
- Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết;
- Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;
- Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;
- Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;
- Giá trị tài sản mang đi cầm cố hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược;
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
- Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác;
- Giá trị tài sản cầm cố hoặc số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán;
- Khoản khấu trừ (phạt) vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác;
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ:
Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).
Tài khoản 138 - Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.
- Tài khoản 1386 - Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Phản ánh số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.
- Tài khoản 1388 - Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 133, 136, 1381, 1386 như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản; ...
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 (1381)
Nợ TK 214 (2141)
Có TK 211 (2111)
3.2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 214 (2141) (Giá trị hao mòn )
Nợ TK 3533 (giá trị còn lại)
Có TK 211 (2111).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 (1381)
Có TK 353 (3532).
3.3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa,... phát hiện thiếu khi kiểm kê:
a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 (1381)
Có các TK 111, 152, 153, 155, 156.
b) Khi có biên bản xử lý của cấp thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 111 (Cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 (Cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 (Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 ( Phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 138 (1381).
c) Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định ngay được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 (1388)
Nợ TK 334 (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 (Giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các TK 111, 112.
3.4. Kế toán cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
a) Dùng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ, ghi:
Nợ TK 138 (1386)
Có các TK 111, 112.
b) Khi mang hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố, ghi:
Nợ TK 138 (1386) (Chi tiết theo từng khoản)
Có các TK 152, 155, 156,...
c) Trường hợp dùng TSCĐ để cầm cố, ghi:
Nợ TK 138 (1386) (Giá trị còn lại)
Nợ TK 214 (Giá trị hao mòn lũy kế)
Có TK 211 (Nguyên giá).
d) Khi nhận lại tài sản cầm cố hoặc tiền ký quỹ, ký cược:
- Nhận lại số tiền ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 138 (1386).
- Khi nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác mang đi cầm cố, ghi:
Nợ các TK 152, 155, 156,...
Có TK 138 (1386) (Chi tiết từng khoản).
- Nhận lại TSCĐ cầm cố, ghi:
Nợ TK 211
Có TK 138 (1386) (Giá trị còn lại)
Có TK 214.
đ, Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 811
Có TK 138 (1386).
e, Trường hợp sử dụng khoản ký cược, ký quỹ thanh toán cho người bán, ghi:
Nợ TK 331
Có TK 138 (1386).
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
b) Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.
c) Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
d) Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 - Tạm ứng
Bên Nợ:
Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
- Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương;
- Các khoản vật tư đã tạm ứng sử dụng không hết nhập lại kho.
Số dư bên Nợ:
Số tạm ứng chưa thanh toán.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu:
a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 141
Có các TK 111, 112, 152,...
b) Khi thực hiện xong công việc được giao , người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 642,...
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 141
c) Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111
Nợ TK 152
Nợ TK 334
Có TK 141
d) Trường hợp số thực chi đã duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 642,...
Có TK 111.
2. Việc phân loại các khoản phải thu là phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc:
a) Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua - bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các đơn vị mà doanh nghiệp đầu tư góp vốn vào). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác với khách hàng thông qua bên nhận ủy thác;
b) Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc (sau đây gọi là đơn vị hạch toán phụ thuộc).
c) Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính chất thương mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán, như:
- Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia;
- Các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại; Các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác;
- Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản phi tiền tệ, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý…
3. Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các chỉ tiêu phải thu của Báo cáo tình hình tài chính còn bao gồm cả các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu, như: Khoản cho vay được phản ánh ở TK 1288; Khoản ký quỹ, ký cược phản ánh ở TK 1386, khoản tạm ứng được phản ánh ở TK 141… Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của Báo cáo tình hình tài chính.
4. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu theo từng loại nguyên tệ, từng đối tượng công nợ và thực hiện theo nguyên tắc:
- Khi phát sinh các khoản nợ phải thu (bên Nợ các TK phải thu), kế toán phải quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Riêng trường hợp nhận trước tiền của người mua bằng ngoại tệ thì khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, thu nhập, bên Nợ Tài khoản 131 tương ứng với số tiền nhận trước được ghi nhận theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh tại thời điểm nhận ứng trước.
- Khi thu hồi nợ phải thu (bên Có Tài khoản phải thu), doanh nghiệp được lựa chọn tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền của các khoản nợ phải thu đối với từng đối tượng công nợ hoặc tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu hồi nợ.
Riêng trường hợp nhận trước của người mua thì bên Có Tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước.
5. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có các tài khoản phải thu, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ghi nhận định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, nếu tại thời điểm cuối kỳ kế toán:
- Các tài khoản phải thu không còn số dư nguyên tệ thì doanh nghiệp phải kết chuyển toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính của kỳ báo cáo.
- Các tài khoản phải thu còn số dư nguyên tệ thì doanh nghiệp phải đánh giá lại theo quy định tại Điều 52 Thông tư 133/2016/TT-BTC.
6. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
Việc xác định tỷ giá chuyển khoản trung bình và xử lý chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản nợ phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư này.
7. Các khoản nợ phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ nếu khó có khả năng thu hồi tại thời điểm cuối kỳ thì vẫn phải lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định.
Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Về đầu trang
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác.
đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn".
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu:
3.1. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 511
Nợ TK 333
Có TK 131
3.2. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:
a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá
b) Trường hợp trên hóa đơn chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu , giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu, giảm giá (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận khoản chiết khấu, giảm giá là khoản giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 511
Nợ TK 333 (Số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131
3.3. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua khi người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định , trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111
Nợ TK 112
Nợ TK 635 (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131
3.4. Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131
Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính).
3.5. Phương pháp kế toán các khoản phải thu nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:
a, Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận , kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331 (33311)
b, Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331 (33311)
c, Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331 (33311).
d, Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 131.
3.6. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hóa nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156
Nợ TK 611 (Hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133
Có TK 131.
3.7. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xóa sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:
Nợ TK 229 (Số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 (Số chưa lập dự phòng)
Có TK 131.
3.8. Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331 (33311).
3.9.Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ chưa thu được tiền của khách hàng, căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, ghi:
Nợ TK 131 (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh)
Có TK 511, 711 (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh).
Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Về đầu trang
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp.
b) Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Trường hợp không thể hạch toán riêng được 15 thì số thuế GTGT đầu vào được hạch toán vào Tài khoản 133. Cuối kỳ, kế toán phải xác định số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
c) Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào giá trị tài sản được mua, giá vốn của hàng bán hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh tùy theo từng trường hợp cụ thể.
d) Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán, nộp thuế phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Bên Nợ:
Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Bên Có:
- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ;
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ;
- Thuế GTGT đầu vào của vật tư, hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được chiết khấu, giảm giá;
- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại.
Số dư bên Nợ:
Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả.
Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế.
- Tài khoản 1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định: Phản ánh thuế GTGT đầu vào của quá trình đầu tư, mua sắm tài sản cố định, bất động sản đầu tư dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Khi mua vật tư, công cụ, dịch vụ dùng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 154, 642, 241, 242,... (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331)
Có các TK 111, 112, 331,...
3.2. Khi mua hàng hóa giao bán ngay cho khách hàng (không qua nhập kho), nếu thuế GTGT được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 632
Nợ TK 133 (1331)
Có các TK 111, 112, 331
3.3. Khi nhập khẩu vật tư, hàng hóa, TSCĐ:
- Kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán (theo tỷ giá giao dịch thực tế), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, ghi:
Nợ TK 152, 153, 156, 211
Có TK 331
Có TK 3331 ( 33312 nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)
Có TK 3332 - Thuế TTDB
Có TK 3333 - Thuế XNK (Chi tiết thuế NK)
Có TK 33381 - Thuế BVMT
Có TK 111, 112,...
- Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 (1331, 1332)
Có TK 333 (33312).
3.4. Trường hợp hàng đã mua và đã trả lại hoặc hàng đã mua được giảm giá do kém, mất phẩm chất: Căn cứ vào chứng từ xuất trả hàng lại cho bên bán và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh giá trị hàng đã mua và đã trả lại người bán hoặc hàng đã mua được giảm giá, giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331
Có TK 133
Có TK 152, 153, 156, 211,...
Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ
Về đầu trang
1. Nguyên tắc kế toán:
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) với đơn vị hạch toán phụ thuộc (đơn vị cấp dưới) hoặc giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau. Các đơn vị cấp dưới là đơn vị hạch toán phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán như chi nhánh, xí nghiệp, nhà máy...
b) Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào tài khoản 136 bao gồm:
- Ở đơn vị cấp trên:
+ Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã giao, đã cấp cho cấp dưới;
+ Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định;
+ Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ;
+ Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp dưới;
+ Các khoản đã giao cho đơn vị cấp dưới để thực hiện khối lượng giao khoán nội bộ và nhận lại giá trị giao khoán nội bộ;
+ Các khoản phải thu vãng lai khác.
- Ở đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc:
+ Các khoản được đơn vị cấp trên cấp nhưng chưa nhận được;
+ Giá trị sản phẩm, hàng hóa dịch vụ chuyển cho đơn vị cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ khác để bán;
+ Doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị nội bộ;
+ Các khoản nhờ đơn vị cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thu hộ;
+ Các khoản đã chi, đã trả hộ đơn vị cấp trên và đơn vị nội bộ khác;
+ Các khoản phải thu nội bộ vãng lai khác.
c) Tài khoản 136 phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ. Doanh nghiệp cần có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong kỳ kế toán.
d) Cuối kỳ kế toán, phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư Tài khoản 136 "Phải thu nội bộ", Tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" với từng đơn vị cấp dưới có quan hệ theo từng nội dung thanh toán. Tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản của từng đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc hoặc đơn vị nội bộ khác, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ" và Tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" (theo chi tiết từng đối tượng). Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ
Bên Nợ:
- Số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị cấp dưới;
- Các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ khác;
- Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, các khoản đơn vị cấp dưới phải nộp lên;
- Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về các khoản cấp trên phải giao xuống;
- Số tiền phải thu về bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ với nhau;
- Các khoản phải thu nội bộ khác.
Bên Có:
- Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị cấp dưới;
- Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ;
- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ với cùng một đối tượng.
Số dư bên Nợ: Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ.
Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1361 - Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc: Tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên để phản ánh số vốn kinh doanh hiện có ở các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc do đơn vị cấp trên giao.
- Tài khoản 1368 - Phải thu nội bộ khác: Phản ánh tất cả các khoản phải thu khác giữa các đơn vị nội bộ ngoài vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Tại đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc
a) Khi chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác:
Nợ TK 136 (1368)
Có các TK 111, 112.
b) Căn cứ vào thông báo của đơn vị cấp trên về số quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 353.
c) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và phân cấp từng đơn vị:
- Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc được phân cấp ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 511
Có TK 333.
Đồng thời ghi nhận giá vốn, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 154, 155, 156.
- Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc không được phân cấp ghi nhận doanh thu, giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cung cấp nội bộ được phản ánh là khoản phải thu nội bộ, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có các TK 154, 155, 156
Có TK 333.
d, Khi nhận được tiền hoặc vật tư, tài sản của cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thanh toán về các khoản phải thu, ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153,...
Có TK 136(1368)
đ, Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336
Có TK 136 (1368).
3.2. Hạch toán ở đơn vị cấp trên
a) Khi đơn vị cấp trên giao vốn kinh doanh cho đơn vị hạch toán phụ thuộc:
- Trường hợp giao vốn bằng tiền, ghi:
Nợ TK 136 (1361)
Có các TK 111, 112
- Trường hợp giao vốn bằng TSCĐ, ghi:
Nợ TK 136 (1361)
Nợ TK 214
Có TK 211.
b) Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc phải hoàn lại vốn kinh doanh cho đơn vị cấp trên, khi nhận được tiền do đơn vị hạch toán phụ thuộc nộp lên, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 136 (1361).
c) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và phân cấp của từng đơn vị , doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho các đơn vị phụ thuộc hoặc tại thời điểm khi đơn vị hạch toán phụ thuộc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra bên ngoài:
- Trường hợp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị hạch toán phụ thuộc, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 511
Có TK 333.
- Trường hợp doanh nghiệp không ghi nhận doanh thu tại thời điểm chuyển giao hàng hóa , dịch vụ cho đơn vị hạch toán phụ thuộc:
+ Khi chuyển giao hàng hóa, dịch vụ, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 154, 155, 156 (Giá vốn sản phẩm, hàng hóa)
Có TK 333 (nếu có).
+ Khi đơn vị hạch toán phụ thuộc thông báo đã tiêu thụ được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho bên thứ ba bên ngoài doanh nghiệp, kế toán ghi doanh thu, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 511.
Đồng thời ghi nhận giá vốn, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 136 (1368).
d) Khoản phải thu về lãi của hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động khác ở các đơn vị cấp dưới, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có TK 421.
đ) Khi chi hộ, trả hộ ở các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc, ghi:
Nợ TK 136 (1368)
Có các TK 111, 112.
e) Khi nhận được tiền do đơn vị cấp dưới nộp lên về tiền lãi kinh doanh thanh toán các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn vị cấp dưới, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 136 (1368).
g) Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336 (3368)
Có TK 136 (1368).
Tài khoản 138 - Phải thu khác
Về đầu trang
1. Nguyên tắc kế toán
1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng, Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,... đã được xử lý bắt bồi thường;
- Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1288);
- Các khoản chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;
- Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất, nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất, nhập khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế, ...
- Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;
- Số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật;
- Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
1.2. Nguyên tắc kế toán đối với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
a) Các khoản tiền, tài sản đem cầm cố, thế chấp ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết thời hạn cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược. Trường hợp các khoản ký quỹ, ký cược doanh nghiệp được quyền nhận lại nhưng quá hạn thu hồi thì doanh nghiệp được trích lập dự phòng như đối với các khoản nợ phải thu khó đòi.
b) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ. Khi lập Báo cáo tài chính, những khoản có kỳ hạn còn lại dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn; Những khoản có kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở lên được phân loại là tài sản dài hạn.
c) Đối với tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược được phản ánh theo giá đã ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi xuất tài sản phi tiền tệ mang đi cầm cố ghi theo giá nào thì khi thu về ghi theo giá đó. Các tài sản thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu (như bất động sản) thì không ghi giảm tài sản mà theo dõi chi tiết trên sổ kế toán (chi tiết tài sản đang thế chấp) và thuyết minh trên Báo cáo tài chính.
d) Trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
1.3. Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.
Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát (trừ hao hụt trong định mức trong quá trình thu mua được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho) sau khi trừ số thu bồi thường được hạch toán vào giá vốn hàng bán.
Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê sau khi trừ đi phần bồi thường của các tổ chức, cá nhân có liên quan được hạch toán vào chi phí khác của doanh nghiệp.
1.4. Khoản tổn thất về nợ phải thu khác khó đòi sau khi trừ số dự phòng đã trích lập được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 138 - Phải thu khác
Bên Nợ:
- Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết;
- Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;
- Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;
- Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;
- Giá trị tài sản mang đi cầm cố hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược;
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
- Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác;
- Giá trị tài sản cầm cố hoặc số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán;
- Khoản khấu trừ (phạt) vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác;
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ:
Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).
Tài khoản 138 - Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.
- Tài khoản 1386 - Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Phản ánh số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.
- Tài khoản 1388 - Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 133, 136, 1381, 1386 như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản; ...
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 (1381)
Nợ TK 214 (2141)
Có TK 211 (2111)
3.2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 214 (2141) (Giá trị hao mòn )
Nợ TK 3533 (giá trị còn lại)
Có TK 211 (2111).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 (1381)
Có TK 353 (3532).
3.3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa,... phát hiện thiếu khi kiểm kê:
a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 (1381)
Có các TK 111, 152, 153, 155, 156.
b) Khi có biên bản xử lý của cấp thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 111 (Cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 (Cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 (Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 ( Phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 138 (1381).
c) Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định ngay được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 (1388)
Nợ TK 334 (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 (Giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các TK 111, 112.
3.4. Kế toán cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
a) Dùng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ, ghi:
Nợ TK 138 (1386)
Có các TK 111, 112.
b) Khi mang hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố, ghi:
Nợ TK 138 (1386) (Chi tiết theo từng khoản)
Có các TK 152, 155, 156,...
c) Trường hợp dùng TSCĐ để cầm cố, ghi:
Nợ TK 138 (1386) (Giá trị còn lại)
Nợ TK 214 (Giá trị hao mòn lũy kế)
Có TK 211 (Nguyên giá).
d) Khi nhận lại tài sản cầm cố hoặc tiền ký quỹ, ký cược:
- Nhận lại số tiền ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 138 (1386).
- Khi nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác mang đi cầm cố, ghi:
Nợ các TK 152, 155, 156,...
Có TK 138 (1386) (Chi tiết từng khoản).
- Nhận lại TSCĐ cầm cố, ghi:
Nợ TK 211
Có TK 138 (1386) (Giá trị còn lại)
Có TK 214.
đ, Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 811
Có TK 138 (1386).
e, Trường hợp sử dụng khoản ký cược, ký quỹ thanh toán cho người bán, ghi:
Nợ TK 331
Có TK 138 (1386).
Tài khoản 141 - Tạm ứng
Về đầu trang
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
b) Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.
c) Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
d) Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 - Tạm ứng
Bên Nợ:
Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
- Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương;
- Các khoản vật tư đã tạm ứng sử dụng không hết nhập lại kho.
Số dư bên Nợ:
Số tạm ứng chưa thanh toán.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu:
a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 141
Có các TK 111, 112, 152,...
b) Khi thực hiện xong công việc được giao , người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 642,...
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 141
c) Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111
Nợ TK 152
Nợ TK 334
Có TK 141
d) Trường hợp số thực chi đã duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 642,...
Về đầu trang
Có TK 111.
Biểu tượngBiểu tượng