9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng

Thứ Ba, 16 tháng 5, 2017

9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng
Sử dụng thủ thuật excel sẽ giúp cho người dùng tiết kiệm được thời gian và tăng hiệu quả công việc.
Sau đây ketoan.biz chia sẻ cùng các bạn 9 thủ thuật excel đơn giản, thông dụng nhất mà dân văn phòng, kế toán thường hay áp dụng:

1. Tham chiếu ngay một số phép tính

Thủ thuật này khá đơn giản, đó là lựa chọn khối dữ liệu dạng số, các bạn để ý thanh trạng thái bên dưới xuất hiện kết quả: Sum, Avergage, Count ...

9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng1

Bạn có thể thêm, bớt các phép tính bằng cách nhấn chuột phải vào thanh trang thái để tích chọn hay bỏ chọn các phép tính trong menu Customize Status Bar.

2. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Exel cho phép bạn "hoán đổi" các cột thành dòng và ngược lại với dữ liệu chọn trước. Đây là tính năng khá hay và thay tác cũng khá đơn giản của excel:

Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.

9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng2

3. Chỉ copy giá trị

Đôi lúc cần copy một vùng dữ liệu có chứa công thức sang một nơi khác, thường chúng ta ta hay dùng lệnh copy/paste có thể làm thay đổi số liệu vì chúng chứa công thức. Để giữ nguyên số liệu (không chứa công thức), tương tự như trường hợp 2, chúng ta nhấn Paste Special Value rồi nhấn OK.


9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng3


4. Ẩn nội dung trong cell

Ẩn nội dung trong ô excel có nhiều cách, chẳng hạn như chọn font chữ (màu trắng) trùng với nền bảng tính.

9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng4


Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn cách ẩn nội dung trong ô excel thông qua Format Cells:

Chọn vùng dữ liệu cần ẩn nội dung, nhấn chuột phải vào vùng chọn (để gọi menu đơn). Tiếp theo, bạn chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category. Tại hộp Type, nhập vào ; (dấu chấm phẩy), nhấn OK các bạn sẽ thấy nội trong vùng chọn sẽ bị ẩn ngay.

5. Điền nhanh dữ liệu giống nhau

Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng5


6. Chuyển đổi dạng text thành số

Trong excel, ký tự (') đi kèm với số được hiểu là text, chẳng hạn như '090 là text dạng số. Vì dạng text nên excel không thực hiện được các phép tính, và khá rối khi chúng ta cần xử lý dữ liệu từ một file excel có chứa text số dạng này.


9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng6


Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể bỏ hàng loạt dấu (') để trở về dạng số được không? Câu trả lời là được, chúng ta có thể bỏ tất cả các dấu (') khi thực hiện một số thao tác sau:

Chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Nhấp chọn menu Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần và cuối cùng nhắp vào Finish để có kết quả.

7. “Đóng băng” dòng tiêu đề

Khi phải thao tác trên bảng tính lớn, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất và khá mỏi tay khi phải rê chuột liên tục. Để “đóng băng” dòng tiêu đề chúng ta có thể thực hiện một số thao tác sau:

9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng7


Từ menu View, chọn Freeze Panes rồi chọn tiếp Freeze Panes nếu cố định dòng và cột đối với word 2016 (như hình trên).

Đối với word 2003, đặt trỏ chuột nơi muốn cố định dòng/cột, chọn Window > Freeze Panes đối với word 2003.

8. Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, chia sẻ qua email, hay đơn giản không cho người khác chỉnh sửa bảng tính của bạn?


9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng8


Để làm được điều này, bạn chỉ cần chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C để copy. Tại ô muốn copy vùng dữ liệu dạng ảnh, nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Picture (U) như trên hình để thấy kết quả.

Đối với word 2003 thì phức tạp hơn, chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

9. Phân tích nhanh số liệu

Bạn có một bảng kết quả số liệu, bạn muốn hiển thị dạng biểu đồ thể hiện tăng/giảm để người đọc dễ hình dung hơn thì phải làm thế nào?


9 thủ thuật excel hay dành cho dân văn phòng9


Excel 2016 cho phép hiện các nhanh các biểu đồ phân tích số liệu chỉ vào cú nhấp chuột. Thao tác như sau:

Chọn vùng dữ liệu cần phân tích, nhấn tổ hợp phím Ctr +Q hay rê chuột vào vùng chọn và nhấp chọn biểu tượng biểu đồ xuất hiện phía dưới. Lúc này một menu xuất hiện (như hình trên), chọn dạng biểu đồ (Data Bars), tăng/giảm (Icon Set) ... mà bạn muốn thể hiện.

Hy vọng với chia sẻ một số thủ thuật Excel ở trên sẽ hỗ trợ phần nào trong công việc hàng ngày của các bạn.

Ketoan.biz
Other post

Ý kiến bạn đọc [ 0 ]


Ý kiến của bạn